謝罪のプロが教える!仕事でミスした時に謝罪する前にすべきこと

吾輩はザク男爵@zakudansyaku)である!

栃木の亭主関白ブロガーであるよ!

 

仕事にミスはつきもの。吾輩なんて、毎日が「ミス」の連続。あまりにも「ミス」続きで、人生そのものを「ミス」したかも!

でもミスしまくりの吾輩だからこそ、ミスした時の対応は誰にも負けない自信があるのだ。

そうだね、「謝罪のプロ」を名乗ってしまおう!今この瞬間から!

 

仕事でミスしたときは、まっさきに「どうしよう(どうやったら、怒られないかな?)」と自分の保身を考えがち。

もちろん、わが身を守る為にも、誠意ある謝罪をすることは必要。

 

でもね、謝罪する前にもっとやるべきことがあるのだ。そしてその対応によって、その後の仕事の評価が雲泥の差になるのであるよ!

 

そこで今日はミスをしたときに、謝罪する前にすべきことについて書いていくよ!

 

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ミスをすぐに報告するな!ミスして謝罪するだけなら、「機械」の方がマシ!

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吾輩もよくミスをするけど、実はそれ以上に「ミスの報告」を受けるのだ。

その「ミスの報告」のほとんどが、

 

部下:「すみません・・・、間違えて、○○してしまいまして・・・。申し訳ございません・・・」

吾輩:「・・・うん。・・・で・・・?」

部下:「・・・すみません、どうしましょうか・・・?」

 

という内容なのだ。

間違えた○○の部分が違うだけで、ほとんど同じテンプレート。そのテンプレート、どこで教えてもらったのでござるか!?

 

別に仕事でミスするのは、全然OK。吾輩だって、ミスしまくりだし。

でも正直に言わせて頂こう!

 

ミスをして、「ミスしました!すみません!」って言うだけなら、機械の方がマシであるぞ!

 

うぐ・・・自分で言って、自分の胸に刺さったぞ!

だがしかし、それは事実なのだ。どんなに誠意ある謝罪を見せても、「謝罪しかない」なら、絶対間違わない機械の方が遥かにマシ。むしろ、機械の方がいい。

でもそんなことをしてたら、吾輩の仕事すらなくなりかねない!

 

だから吾輩は、ミスしたときは必ず、謝罪する前にしていることがあるのだ!

では、具体的に解説していくよ!

 

 

1・ミスは隠ぺいしない!ミスした仕事をすぐに正しい内容に訂正しよう!

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仕事でミスをしたとき、頭の中は「どうしよう(どうやったら、怒られないかな?)」で一杯になるよね。

これ、よく分かりますとも。吾輩、今でこそ「謝罪のプロ」であるけど、営業マンになるまでは「謝罪がいやで、隠ぺいする人」だったからね。

 

いるでしょ、こんな人。

ミスした!どうしよう!そうだ、隠そう!大丈夫、ばれないからっ!って言う人。ええ、それ間違いなく吾輩だね。

 

でも周到に「隠ぺい工作したミス」も、本当に不思議だけど必ず「ばれる」のであるよね。ほんと不思議。

しかもすぐにばれるのではなくて、ちょっと時間がたってからばれるという最悪の結末。

 

だから仕事でミスをしたら、絶対に隠ぺいしない、隠さない。

 

だって、ミスを隠してしまったら、その後にできる手段は「ひたすら隠し続けるだけ」であるからね。冷静に考えて、それは無理であるぞ!

1度隠してしまったら、もう隠し通すしか方法はない。それにも関わらず、ずっと隠し通すことは不可能。

 

仕事でミスしてしまったら、すぐに正しい内容に訂正しよう!

 

注文ミスなら、間違えた注文を取り消して、正しい注文に。

すでに発送済みと言われたら、キャンセルの依頼・返品の依頼を。

キャンセル不可・返品不可と言われたら、自社の在庫状況、受注状況のデータを確認しよう!在庫分として、処理できるかもしれないしね!

 

 

2・ミスした原因を解明する。ミスには必ず原因があるよ!

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ミスを上司に報告するにはまだ早い。正しい内容に訂正したら、次はミスした原因を解明するのだ。

 

「どうして注文ミスをしたのか」を例に考えると、

 

・お客さんの注文書が、紛らわしい表記がある。

・電話で口頭での注文で、聞きとりづらかった。

・仕事量が多くて、スピードを重視した結果、確認がおろそかになった。

・営業から回ってきた注文依頼書が、間違っていた。

・たまたま他の事務員が処理したら、間違えた。

・仕事へのやる気が足りなくて、集中力低下、確認不足になっている。

 


ミスをしたからには、何らしかの原因が絶対あるのだ。その原因を「なんとなく」にうやむやにしておくと、何回でも同じミスを繰り返すぞ!

 

 

3・ミスをしない為の改善方法を考えて、実行する

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仕事でミスした原因を解明できたら、ミスをしない為の「改善方法」を考えよう!

吾輩はよくお客さんから「電話で注文」を頂くのだ。注文を頂くことは本当に有難いことだけど、電話での注文は正直辞めて欲しい。特に吾輩のスマホに電話して注文するのね。

電話というだけで、聞きとりづらい。そんな中で難しい型式を言われてもよく分からない。「てぃー」なのか、「しぃー」なのか、「いぃー」なのか、「でぃー」なのか、「びぃー」なのか、吾輩にはさっぱり分かりませぬぞ!

 

ましてスマホの着信の場合、大体吾輩、運転中なのだ。

急いで車を止めて、メモを準備してって、頭の中は注文どころではないのだ。

だから電話での注文は、ミスになる確率が高いのであるよ!

 

そこで吾輩が電話での注文を改善した方法は、以下の3つであるよ!

 

1・なるべくメール、FAXで「文章」で注文して頂くように依頼する。

2・電話で注文を聞きながら、PCで検索して間違いないことを確認する。

3・スマホで注文を受けた時は、すぐに会社に電話して確認してもらう。

 

電話で注文を受けても、「どうするか?」が決まっているから、判断に迷わない。

しかも失敗から生み出された改善策は、「間違えない方法」であるからね。ミスも明らかに減っていくよ!

 

 

4・上司へ謝罪、報告しよう!ポイントは、「謝罪 + 事後処理の報告」であるよ!

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ミスを訂正し、ミスした原因を考え、ミスしない為の改善方法を考えて実行して、いよいよ上司に報告であるぞ!

忙しい上司に報告する時は、手短に、簡潔にすることがコツ。上司が怖いからと言って、結論を先延ばしにしゃべると、逆に怒られてしまうからね!

 

上司に報告するときは、以下のようにしよう!

 

1・謝罪はタイミングが命!

「○○の件ですが、今よろしいでしょうか?」

 

2・謝罪はストレートに短く!上司を恐れないでね!

「○○の件、間違えて注文してしまいました。申し訳ございません。」

 

3・ミスした後、どんな仕事をしたのかを報告しよう!

「既に発送済み、返品不可との連絡を受けています。参考までに自社の在庫を状況を調べましたが、在庫分として利用できそうですが、いかが致しましょうか?」

 

4・同じミスを繰り返さない為の、改善手段を報告しよう!

「今回のミスは、電話での受注が原因かと思います。お客さんに文章での注文を念の為、依頼させて頂きました。」

 

5・最後にもう1度謝罪!これで完璧!

「ご迷惑おかけしまして、申し訳ございませんでした。」

 

 

うむ、さすが吾輩、謝罪のプロ。謝り慣れているだけあって、ここの文はスラスラと書けましたぞ!

吾輩も上司に謝罪するときは、ほとんどこのパターン。

怒ると怖い上司であるけど、この謝罪をして怒られることは滅多にないよ!ここまで言われちゃ、上司だってツッコミどころを探すのが逆に大変であるぞ!

 

 

仕事でミスした時に、謝罪する前にすべきことについてまとめるよ!

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それではまとめよう!

仕事でミスした時に、謝罪する前にすべきことは、以下の4つであるぞ!

1・ミスは隠ぺいしない!すぐに正しい内容に訂正しよう!

2・ミスした原因を解明しよう!原因が分かれば、同じミスがぐっと減るよ!

3・ミスをしない為の改善方法を考えて、実行しよう!

4・「1~3」を実行した上で、上司に謝罪!ミスした原因、ミスを繰り返さない為の改善策を報告するのがポイント!

 

仕事でミスなんて誰でもする。吾輩だってミスしまくり。むしろ人生そのもの「ミス」したかも。

でも、それでも吾輩が生かしてもらってるのは、「ミスした後、どうするか」をしっかりやっているからであるぞ!

 

ミスしたら、「秒速で謝罪すること」よりも、とにかく「事後処理」に心血を注いでみよう!面白いように上司の評価が上がるはずであるよ!そこまでできる人材は貴重であるからね。

 

でもさすがに「会社のお金を使い込んだ!」は、どうにもならないかも。だってそれ、「確信犯」であるよね!?

それはきちんと首を洗って警察に行きましょう!

それでは、アディオス!

ABOUTこの記事をかいた人

営業代行の会社を設立。営業の未来を変える男でございます。ブロガー/ライター/二児の父。ブログを書いて会社を設立。ブログ「ザク男爵プレゼンツ」は月間19万PV。

自分自身の経験をもとに、仕事・営業、住宅購入、子育て、節約などの情報を発信しています。

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