もう迷わない!仕事でのメール・電話・訪問の失礼のない使い分け方法!

吾輩はザク男爵@zakudansyaku)である!

栃木の亭主関白ブロガーであるよ!

 

仕事でコミュニケーションを取る手段は、大きく分けて3つある。

1・メール

2・電話

3・訪問(直接会う)

 

どれも仕事を進める上で必要なコミュニケーション手段であるけど、大切なのはその「使い分け」なのであるぞ!

つまり、TPOに合わせて、適材適所で使いこなすが重要なのだ。

 

そこで今日は吾輩が営業マンとして身に付けたコミュニケーション術から、メール・電話・訪問の使い分けについて書いていくよ!

 

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使い分けを間違えると、「仕事ができない人」と見なされる! 

1人でもくもくと作業するだけなら、別に誰ともコミュニケーションしなくてもいい。

誰ともコミュニケーションしないなら、その仕事の評価は単純に作業の善し悪しで決まる。

 

けどそんな仕事って、ものすごく少ないよね。

どんな仕事だって、誰かとしゃべったり連絡したりして、コミュニケーションを取る必要があるのだ。

だから案外、仕事のスキル以上にこの「コミュニケーションスキル」が重要だったりするのであるよね。

 

もちろん、メールの書き方、言葉の選び方、しゃべり方も大切であるけど、それと同じくらい大切なのが、「コミュニケーション手段の使い分け」なのだ。

これを間違えていると、「ウザい」、「迷惑」、「仕事ができない」と、ものすごく残念な評価をされてしまうのであるぞ!

 

そこで、メール・電話・訪問の3つのコミュニケーション手段について、どんなときにどれを使えばいいか、具体的に書いていくよ!

 

 

メール

メールのいいところは、相手が時間のあるときに読めて、なおかつ文章として履歴が残ること。

この利点を生かして、仕事では次のときにメールでコミュニケーションを取ろう!

 

時間外の連絡

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こっちが仕事しているからと言って、相手が必ずその時間まで仕事しているとは限らない。

むしろ、「そんなの関係ねぇ!」と言わんばかりに、相手の事情を無視して電話をガンガンかける人は、即効で嫌われてしまいますな。

 

そんな時間外の連絡には、必ずメールを使おう!

 

概ね、18時をすぎての連絡はメールにすべきであるね。それ以降の電話だったら、「なんだよ、こんな時間に・・・」と、思われちゃうぞ!

 

目を通してくれるだけで十分な連絡

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さらにメールは、さっと目を通すだけでコミュニケーションが取れてしまう利点もあるのだ。

つまり、読む人が内容の重要性を判断して、じっくり読むのか、それともさっと読み流すのか選択できる訳。

 

だから、「来週の出荷状況」とか、「在庫状況の連絡」は、メールで送っておいて、後は読む人が読むかどうか決めればいいのだ。

これをわざわざ電話して、「来週の出荷状況なんすけどー、来週、結構忙しいんで、早めに注文書出して下さいねー!」って言うと、相手は「ああ、そうですか。(そんなことメールしておけ!)」と思う訳であるぞ。

 

細かい数字、案件のある連絡

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吾輩、営業で外回りしていると、たまに「メールにしてくれよ!」という電話を受けることがあるのだ。

 

「すみません、価格の件ですけど。」

「定価が上がりまして、前の定価が1,800円で、新しい定価が2,200円で、前の販売価格が1,500円だったんですけど、どうしますか?あ、ちなみに仕入れ価格は、1,200円から、1,400円に上がります!」

 

いやいやいやん。吾輩、そんな電話を聞きながら、そんな算数できませんよ!

 

そんな細かい数字の話なら、メール、メールにして下され!吾輩、会話しながら計算できませぬので!

 

急がない確認事項

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そう、急ぎでない確認事項、連絡事項は全て「メール」で間違いない。

 

「○○さんから電話がありました、折り返し希望だそうです!」

「サンプルの宛先、宛名を教えて下さい。」

「商品の価格が知りたいそうです!」

 

今すぐに回答してくれなきゃ、失注します!お客さんに契約解除されます!ってぐらい緊急じゃなきゃ、メールでいいよ。メールで。

メールさえしておけば、後は読むかどうかの判断は、受け手が決めるから。

 

でも間違えて、「大変です!トラブルです!」っていう緊急の連絡をメールしないようにね!

 

外回りしている営業マンへの連絡

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営業マンはいつも会社の外をフラフラと営業しているから、聞きたいことがあってもなかなか聞くタイミングがないのだ。

 

だからつい携帯に電話して、

「あの商品の価格、いくらでしたっけ?」

「注文した商品、いつ届く?」

「あの見積した商品、在庫ある?注文したいんだけど?」

と、連絡を貰うことが非常に多い。

 

お客さんから気軽に電話もらえることは、非常にありがたいのであるけど、残念ながら吾輩、外回りしているときに連絡をもらっても、

「わかりました!会社に戻って、確認しますね!」

としか、言いようがないのだ。ごめんなさい。

 

そうなのだ。今言われても、車の運転してるし、会社のパソコンがある訳でもない。

外回りの営業マンは無力なのでございますよ・・・。

 

だから外回りしている営業マンへの連絡は、「メール」にしておこう!だって、どうせ「確認します!」しか言えないからさ!

 

 

電話


メールと違って、電話は伝えたい相手からすぐに返答を貰えるスピード感が魅力であるぞ!

でもその反面、相手の貴重な時間を奪ってしまうことも覚えておこう!

 

緊急の確認

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これはヤバいぞ・・・!と、思ったら、迷わず電話。メール?電話?って迷わないで、電話しようね、電話。

ヤバいんだからさ。

 

メールか電話かの判断は、「今すぐに回答が欲しいことか?」を基準にすると迷わないし、間違いないぞ!

 

「間違えて発注した!今すぐ電話で訂正しないと、キャンセルできない!」・・・というときは、迷わず電話。

だって、今すぐに回答、必要でしょ?メールして相手が読むまでの時間待ってたら、遅い訳であるから。

 

訪問のアポイントの電話

いわゆる「アポイント」、「アポ」は、必ず電話で取ろう。間違ってもアポイントをメールで取らないことであるぞ!

訪問する日時を決めるアポイントは、相手の「了承」が必要であるからね。

 

メールでアポイントの連絡を送ると、その返信が来るまで「その日程でいいのか、悪いのか」が分からない。

つまり、その待ってる時間が無駄になる訳。

 

でもこれが電話なら、今その場で「その日程でいいのか、悪いのか」が分かるのだ。

もし仮にその日程が都合悪い場合、その場で代替案を出して、アポイントをとれるしね。

 

だから訪問の日程を決めるアポイントの連絡は、必ず電話しよう!もしもーし!

 

メールを見て欲しいときの連絡

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そしてこれはメールと電話の併せ技であるぞ!

 

まず細かい案件、数字の書かれた内容をメールしておく。

そしてすぐに電話して、「急ぎの件でメールしましたので、すぐに回答下さい!」って伝えるのだ。

 

緊急で複雑な内容を相手に伝えたい場合に重宝する、コミュニケーションスキルであるよ!

 

 

訪問(直接会う)

そして1番手間暇かかるコミュニケーション手段「訪問(直接会う)」であるぞ!

これはコミュニケーションに手間暇かかる分、相手に「リスペクト」を付加できるのが、最大のメリットであるね!

 

トラブルの謝罪、報告

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やってしまった、失敗だ、トラブルだー!

 

そんなときの謝罪、報告は必ず相手を訪問して、顔を合わせて謝罪、報告しよう。

 

謝罪する上で最も必要なのは、「誠意」であるぞ!

この誠意を示すには、手間暇かけて相手を訪問し、きちっと謝罪することが必要なのだ。

吾輩も営業で謝罪するときは、必ずお客さんを訪問しているぞ!

 

でも謝罪にはスピードも大切。だからそんなときは、まずは「電話で謝罪」、そしてすぐに「訪問して謝罪」するのだ、吾輩は!

スピードと丁寧さを併せ持つことがポイントであるよ!

 

熱意を伝えたい案件、内容の連絡

相手に、「内容だけ伝えるだけでは意味がない!この熱意を伝えたい!」ってときは、迷わず訪問しよう。

 

吾輩、営業で、お客さんに高額見積書を出す時は、必ず訪問して手渡ししているよ!

だって、それは単に見積金額の連絡ではないからね。

その見積書には、吾輩の営業マンとしての「魂」が込められているのだ!それを吾輩はお客さんに伝えたいのだ!

 

わざわざお客さんを訪問して、直接渡す理由は、吾輩の「熱意」、「本気」を感じ取って欲しいから。

 

だって、見積送ろうとすればメールでも送れるでしょ?それを「わざわざ」出向いて、手渡しするのだ。手間暇かけて、ね。

そんな手間暇かけて、出向いて手渡しなんて、「本気」じゃなかったらやらないよ。

「どうでもいいや!」って思ってる案件だったら、メールで済ませられるけどさ。

 

そんな思いを伝えたいなら、相手の元に訪問しよう!きっと相手にもその熱意が伝わるはずであるぞ!

 

親密になりたいときの表敬訪問

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これこそ訪問の極意であるね。

 

「相手と親しくなりたい、距離を縮めたい」と思うなら、訪問するのが1番早い方法であるぞ!

 

これは友達を例にすると分かりやすい。

ほら、学校でできる友達って、不思議と「名前の順が近い人」とか、「出席番号が近い人」が多いよね。

それはその人と「近くにいる環境」だから、その人と仲良くなってしまうのだ。

 

つまり、相手と顔を合わせる回数が多いほど、顔を合わせる時間が長いほど、親しくなるのだ。

 

これを利用して、親しくなりたい相手には、手間暇かけて訪問することが非常に有効なのだ。(ビジネス的には、表敬訪問と言う)

表敬訪問

敬意を示すために、相手側へ訪問すること。国交などでよく用いられる。

引用:weblio


敬意を示したいなら、相手の元に出向いて話をするのが1番効果的。

「あなたのこと、大好きよ!だから注文たくさん下さい!」って気持ちを伝えたいならば、一生懸命お客さんの元に通い詰めましょうぞ!

 

 

ザク男爵プレゼンツ的まとめ!

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それでは、まとめよう!

メール・電話・訪問の使い分けは、次のポイントを参考にしよう!

メール

・時間外の連絡

・目を通してくれるだけで、十分な連絡

・細かい数字、案件の内容の連絡

・急がない確認事項

・外回りしている営業マンへの連絡

電話

・緊急の確認

・訪問するアポイントの連絡

・メールを見て欲しいときの、急ぎの連絡

訪問

・トラブルの謝罪、報告

・熱意を伝えたい案件、内容の連絡

・親密になりたいときの、表敬訪問

こやって書いてみると、コミュニケーションのほとんどは、「メールで十分」という結論であるね。さすが、現代ッ子、吾輩。

 

でも相手とのコミュニケーション関係を築きあげるには、電話だったり、訪問することが絶対的に必要なのだ。

特に、深く、熱い関係を築くには、「訪問」するしか方法はないぞ!

 

ぜひとも効果的なコミュニケーション手段をとろう!

それでは、アディオス!

ABOUTこの記事をかいた人

営業代行の会社を設立。営業の未来を変える男でございます。ブロガー/ライター/二児の父。ブログを書いて会社を設立。ブログ「ザク男爵プレゼンツ」は月間19万PV。

自分自身の経験をもとに、仕事・営業、住宅購入、子育て、節約などの情報を発信しています。

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